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Este artículo está escrito por: César Olcina Salinas, profesor de nuestro MBA, Responsable de ConsulteQ y Fundador de 4Blocks
En los tiempo que corren no son pocas las dificultades a las que nos enfrentarnos las pymes. A los factores macroeconómicos como la inflación, tipos de cambio, políticas fiscales, etc, se suman otras tantas variables internas como el acceso a la financiación, retención del talento, competencia, necesidad de diferenciación, …, que dificultan en unos casos y condicionan en otros, la operativa de las organizaciones.
Teniendo en cuenta los condicionantes externos e internos que rodean a toda organización, es imprescindible, tanto para el éxito como para la supervivencia de nuestras organizaciones, gestionar todos nuestros procesos internos de manera eficiente y efectiva.
¿Qué es la gestión por procesos y por qué es tan importantes para el éxito de una organización?
Un proceso podemos definirlo como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas en la que unos elementos de entrada producen unos resultados tras consumir unos recursos y aplicar una sistemática. Para completar nuestra definición, deberíamos incluir otro elemento: la medición, la cuál nos va a permitir saber si lo que estamos realizando lo hacemos de manera adecuada o conforme para producir el resultado esperado.
Para entenderlo, imaginemos un pastelero que necesita realizar un sabroso carrot cake. Ese pastelero tendrá que ejecutar un proceso que podríamos denominar: “Elaboración de repostería”. Para dicho proceso necesitará una serie de ingredientes (entradas) para poder producir esa deliciosa tarta (salida principal).
Para ello deberá contar con un horno y utensilios (recursos materiales), conocimiento y/o experiencia (recurso humano), una receta para ejecutar bien los pasos (procedimiento) y seguramente un temporizador para medir tiempo y un termómetro (indicadores). También es posible que haya condicionantes internos o externos a la hora de elaborar el producto final, como legislación en materia de seguridad alimentaria, requisitos de alérgenos por parte del cliente, etc (condicionantes). Todos estos aspectos son los elementos configuradores de un proceso.
Por extensión, nuestro pastelero tendría muchos más procesos vinculados o asociados, tales como: Compras, Venta de productos, etc.
Por extensión, una gestión por procesos o basada en procesos es todo ese conjunto de procesos de una organización y su representación gráfica se suele conocer como “Mapa de Procesos”.
“La gestión por procesos marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados y en del desempeño de sus labores”. Félix Campoverde
¿Cómo puedo trabajar la gestión por procesos en mi organización?
Como punto de partida deben realizar una buena identificación y análisis de procesos. Existen diversas metodologías para realizar este análisis. Entre las más extendidas encontramos BPM (para modelar procesos), Lean (orientado a la reducción de todo aquello que no aporta valor), Six Sigma (aumentar la eficacia del proceso y minimizar los defectos), o las clásicas Fichas de proceso, entre otras muchas otras metodologías y técnicas.
Por experiencia profesional, he aprendido a no condicionar mi servicio a una única metodología. Cada organización es un mundo y antes de decantarse por una u otra técnica hay que entender el modelo de empresa, sus condicionantes, su cultura, los resultado a conseguir, etc.
Es decir, un sinfín de factores que pueden hacer fracasar nuestro trabajo por muy impecables y puristas que seamos en nuestra ejecución. En ocasiones he cometido la ¿osadía? de aplicar, metodologías propias para conseguir un objetivo determinado. Todo por supuesto en un entorno controlado, no vayáis a tomarme por un tonto motivado (como diría el gran Emilio Duró).
En este sentido y movido por la inquietud de innovar en metodologías para conseguir mayores y mejores resultados, quiero presentaros la metodología Lego© Serious Play © aplicada al análisis de procesos.
¿Qué es Lego© Serious Play©?
Es una metodología para el desarrollo y la transformación organizacional, basada en el uso de piezas LEGO®. Está diseñada para tener distintas miradas sobre una misma realidad permitiendo así innovar y mejorar en todos y a todos los niveles.
Esta metodología es empleada por las principales organizaciones del mundo, desde grandes multinacionales hasta micro pymes de 7-8 trabajadores. La metodología es la misma pero el resultado nunca es el mismo, aun aplicándolo en la misma organización en periodos distintos.
¿Cómo aplicar Lego© Serious Play© para un análisis de procesos?
Cuando conseguí certificarme como facilitador LSP, hace ya algunos años, descubrí un mundo de posibilidades. La metodología es impecable, ya que permite visualizar la situación actual y plantear un sinfín de alternativas y posibilidades.
Una vez desprendido de esa sensación inicial del que compra un martillo y ve clavos en todas partes, empecé a madurar y modular esta metodología para poder aplicarla en el análisis de proceso. Estaba convencido de que esta metodología ayudaría a las empresas a comprender mejor sus propios procesos, sus actividades y la forma en la que los lleva a cabo.
La verdad, no me equivoqué. Jugaba con ventaja ya que esta metodología es sumamente dinámica, participativa y adictiva. En este caso, permite mapear toda la organización, analizar las sinergias entre cada actividad, visualizar los recursos, las conexiones, los riesgos, las oportunidades, …, en definitiva todo el ecosistema de una organización y su entorno. El límite de exploración lo pones tú.
¿Es Lego Serious Play válido para cualquier organización?
La respuesta es sí. Pero como buen gallego siempre hay un depende. Si formas parte de una organización en la que el máximos responsable, director o responsable de área, según el caso, no promueve la participación abierta y libre de todo el personal, es posible que la dinámica LSP cueste un poco más al principio; pero esa resistencia siempre acaba venciéndose por el peso de la propia metodología.
Lo destacable de estas dinámicas es que no habrá una única solución, de hecho no hay soluciones como tales. Tampoco habrá una postura predominante, ya que es una visión compartida en la que están/ estamos todos representados, y siempre se acabará dando respuesta a todos los interrogantes que se presentan en la dinámica mediante preguntas (retos) que plantea el facilitador. El grado de detalle sobre el análisis de procesos los pone la organización, ya que el grado de concreción es inmenso.
La clave de esta metodología está en el flow, dejarse llevar por el facilitador quién te guiará durante la dinámica y confiar en lo que tus manos piensen sobre el reto que se presente durante el juego.
Palabra de facilitador de procesos.
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