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¿Qué es Kanban y para qué sirve?

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Artículo por Aitor Castro Casas, profesor en EBF de Kanban y Scrum

El método Kanban fue diseñado por David J. Anderson en 2007 para definir, gestionar y mejorar los sistemas de flujo en el ámbito del trabajo del conocimiento, basándose en los sistemas Lean Manufacturing a los que dio pie el trabajo de Toyota en los años 60.

Nos permite identificar el trabajo que realizamos, las reglas que seguimos, cuanto trabajo podemos manejar simultáneamente y como de bien podemos entregar ese trabajo a nuestros clientes.

Una vez entendida nuestra manera de trabajar, podremos empezar a mejorarla: trabajaremos a un ritmo más sostenido, seremos más predecibles, se potenciará la colaboración y aumentará la calidad. El método Kanban nos permite alcanzar objetivos estratégicos amplios, mejorando el alineamiento a lo largo de todo nuestro negocio.

¿Qué es el método Kanban?

Kanban es un método de trabajo ágil, basado en el compromiso del equipo y en un flujo de trabajo equilibrado. Si cambian las condiciones del mercado o surgen problemas de dependencias, nos permite cambiar de rumbo rápidamente.

Para asegurar que el servicio funciona con la cantidad de trabajo correcta, utilizamos un sistema Kanban, un sistema de flujo de entrega que limita la cantidad de trabajo en progreso (WIP, del inglés Work In Progress) utilizando señales visuales.

Las políticas para limitar el WIP crean un sistema de arrastre: el trabajo es “arrastrado” al sistema cuando otro de los trabajos es completado y queda capacidad disponible, en lugar de “empujar” estos trabajos al sistema en función de la demanda.

Kanban se enfoca en la entrega de servicios. Cada servicio tiene un cliente, que identifica las necesidades y da el visto bueno al trabajo completado.

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Prácticas que incluye Kanban

1.- Visualizar.

Un tablero Kanban es una manera de visualizar el trabajo y el proceso por el que éste discurre. Para que sea un sistema Kanban, y no un simple sistema de flujo, deben definirse los compromisos, las entregas y los límites del trabajo en progreso.

2.- Limitar el trabajo en progreso.

Observar, limitar y optimizar la cantidad de trabajo en progreso es esencial para tener éxito con Kanban. Esto nos permite mejorar el tiempo de entrega del servicio, mejorar la calidad y aumentar la tasa de entrega.

3.- Gestionar el flujo.

El flujo de trabajo en un sistema Kanban debe maximizar la entrega de valor, minimizar los tiempos de entrega y ser tan predecible como sea posible. Una de las claves para maximizar el flujo de valor es conocer el coste de retraso de los elementos de trabajo, es decir, la cantidad de valor que se pierde debido al retraso en la implementación durante un período de tiempo.

4 – Hacer explícitas las políticas.

Hacer explícitas las políticas es una práctica fundamental para que haya un mecanismo visible y directo para cuestionar y cambiar dichas políticas siempre que sean consideradas contraproducentes o se considere que no deben aplicarse. Las políticas explícitas permiten articular y definir un proceso más allá de la definición del flujo.

5 – Implementar circuitos de retroalimentación.

Las metodologías ágiles se basan en la retroalimentación continua entre el cliente y el equipo de desarrollo para adaptarse a proyectos con requisitos imprecisos y muy cambiantes. Las reunión de realimentación (semanal) y la reunión Kanban (diaria) son la base de las implementaciones Kanban.

6.- Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente.

Kanban empieza por la organización en su estado actual y utiliza el paradigma Lean Flow, viendo el trabajo como un flujo de valor, para perseguir una mejora continua e incremental. No existe un punto final en dicho proceso de cambio debido a que la perfección en un entorno que cambia constantemente es inalcanzable.

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